Du möchtest wissen, welche Kosten für dein häusliches Arbeitszimmer oder deinen Arbeitsplatz zu Hause du in deiner Steuererklärung geltend machen kannst? Viele Arbeitnehmer und Selbstständige fragen sich, wie sie ihre Ausgaben für das Homeoffice steuerlich optimal berücksichtigen können, um ihre Steuerlast zu reduzieren.
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Das Arbeitszimmer: Die strengen Kriterien des Finanzamts
Für die steuerliche Absetzbarkeit eines Arbeitszimmers gelten in Deutschland strenge Regeln. Ein Arbeitszimmer ist ein separater Raum in deiner Wohnungsverbindung, der fast ausschließlich beruflich genutzt wird. Hierzu zählen beispielsweise ein Schreibtisch, Büromöbel und ein Computer. Das Finanzamt prüft genau, ob das Zimmer die folgenden Kriterien erfüllt:
- Der Raum muss tatsächlich überwiegend der beruflichen Tätigkeit dienen: Eine Nutzung von mehr als 50% für berufliche Zwecke ist entscheidend. Private Mitbenutzung, etwa als Hobbyraum oder zur Unterbringung von Sportgeräten, schließt die Absetzbarkeit aus.
- Der Raum muss ein separates Zimmer sein: Eine bloße Ecke im Wohn- oder Schlafzimmer reicht nicht aus. Es muss sich um einen abgeschlossenen Raum handeln, der nicht anderweitig privat genutzt wird.
- Der Raum muss als Arbeitszimmer gestaltet sein: Die Einrichtung sollte klar auf die berufliche Tätigkeit ausgerichtet sein.
Wenn dein häusliches Arbeitszimmer alle Kriterien erfüllt, kannst du die Kosten dafür unbegrenzt absetzen. Dies beinhaltet:
- Miete oder Absetzung für Abnutzung (AfA) bei Eigentümern: Die anteiligen Kosten für Miete, Nebenkosten und Grundsteuer oder die AfA für den entsprechenden Raum können geltend gemacht werden.
- Heizungs-, Strom- und Wasserkosten: Die anteiligen Kosten für Energie und Wasser, die auf das Arbeitszimmer entfallen, sind absetzbar.
- Reinigungskosten: Die Kosten für die Reinigung des Arbeitszimmers können ebenfalls berücksichtigt werden.
- Renovierungs-, Reparatur- und Instandhaltungskosten: Ausgaben für die Instandhaltung des Raumes sind anteilig abzugsfähig.
- Wertminderung des Gebäudes (AfA): Bei Eigentümern können die anteiligen Gebäudeabschreibungen für das Arbeitszimmer angesetzt werden.
Die Berechnung des anteiligen Betrags erfolgt in der Regel basierend auf der Quadratmeterzahl des Arbeitszimmers im Verhältnis zur gesamten Wohnfläche deiner Wohnung.
Der pauschale Ansatz: Das Arbeitsmittelzimmer
Seit der Einführung der Homeoffice-Pauschale im Rahmen der Corona-Schutzmaßnahmen gibt es für viele Arbeitnehmer eine einfachere Möglichkeit, Kosten für das Arbeiten von zu Hause abzusetzen, selbst wenn kein separates Arbeitszimmer im Sinne des Finanzamts vorhanden ist. Hierbei ist zu unterscheiden, ob du die tatsächlichen Kosten geltend machst oder die Pauschale nutzt.
Was du absetzen kannst, wenn du kein separates Arbeitszimmer hast (Homeoffice-Pauschale)
Wenn du nicht die strengen Kriterien für ein Arbeitszimmer erfüllst, aber trotzdem regelmäßig von zu Hause arbeitest, kannst du die Homeoffice-Pauschale in Anspruch nehmen. Diese wurde im Zuge der Corona-Pandemie eingeführt und im Jahressteuergesetz 2020 permanent in das Einkommensteuergesetz aufgenommen. Folgendes solltest du wissen:
- Pauschale pro Tag: Du kannst für jeden Tag, an dem du ausschließlich von zu Hause aus gearbeitet hast, einen Betrag von 6 Euro geltend machen.
- Maximaler jährlicher Betrag: Die Homeoffice-Pauschale ist auf maximal 1.260 Euro pro Kalenderjahr begrenzt. Dies entspricht 210 Arbeitstagen (6 Euro x 210 Tage).
- Alternative zur Abzugsfähigkeit als Werbungskosten: Die Pauschale kann als Werbungskosten abgesetzt werden. Sie ist damit eine Alternative zu den tatsächlichen Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer. Das heißt, du kannst nicht beides kombinieren. Wenn du die Pauschale wählst, kannst du die Kosten für ein separat ausgewiesenes Arbeitszimmer nicht zusätzlich absetzen.
- Keine Nachweise erforderlich: Für die Homeoffice-Pauschale musst du keine Belege für einzelne Kosten sammeln. Du musst lediglich glaubhaft machen können, dass du an den betreffenden Tagen ausschließlich von zu Hause gearbeitet hast.
- Gilt auch bei teilweiser Heimarbeit: Du kannst die Pauschale auch an Tagen geltend machen, an denen du einen Teil des Tages im Büro und den Rest zu Hause gearbeitet hast, sofern die Arbeit zu Hause den Schwerpunkt deines Arbeitstages bildete.
- Kombinierbarkeit mit Fahrten zur Arbeit: Die Homeoffice-Pauschale kann auch dann in Anspruch genommen werden, wenn du für deine Fahrten zur Arbeit die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) geltend machst.
Wichtige Kosten, die du im Homeoffice absetzen kannst
Unabhängig davon, ob du ein separates Arbeitszimmer hast und die tatsächlichen Kosten absetzt, oder die Homeoffice-Pauschale nutzt, gibt es weitere Ausgaben, die du steuerlich geltend machen kannst, wenn sie beruflich veranlasst sind:
Arbeitsmittel
Die Kosten für deine Arbeitsmittel sind grundsätzlich absetzbar. Dazu gehören:
- Computer und Laptop: Bei Anschaffungskosten über 800 Euro netto musst du die Kosten über die Nutzungsdauer abschreiben (AfA). Geringere Beträge können sofort abgesetzt werden.
- Peripheriegeräte: Drucker, Scanner, Monitore, Tastaturen, Mäuse und Webcams können ebenfalls abgesetzt werden.
- Büromöbel: Schreibtisch, Bürostuhl, Regale und Schränke, die du für deine Arbeit benötigst.
- Software: Betriebssysteme, Anwendungssoftware und Fachprogramme.
- Büromaterial: Stifte, Papier, Ordner, Toner etc.
- Fachliteratur und Zeitschriften, die du für deine berufliche Tätigkeit benötigst.
Wichtig: Wenn du Arbeitsmittel auch privat nutzt, musst du die Kosten entsprechend aufteilen. Bei Computern und Zubehör, die du auch privat nutzt, ist eine Aufteilung der AfA bzw. der Sofortabschreibung erforderlich. Bei einem Umfangreichen Umfang kannst du eventuell die tatsächlichen Kosten für das Arbeitszimmer absetzen.
Fortbildungskosten
Kosten für Weiterbildungen, Seminare, Kurse und Konferenzen, die deiner beruflichen Fortbildung dienen, kannst du als Werbungskosten absetzen. Dies gilt auch, wenn die Fortbildung online stattfindet und du dafür zusätzliche Kosten hast (z.B. für ein besseres Internet).
Kommunikationskosten
Die Kosten für dein Internet und Telefon können anteilig abgesetzt werden, wenn du sie auch für deine berufliche Tätigkeit nutzt. Hier gilt in der Regel eine Pauschale von 20% der Kosten, maximal jedoch 20 Euro pro Monat, wenn du keine genauen Nachweise erbringen kannst. Alternativ kannst du die tatsächlichen Kosten geltend machen, wenn du die berufliche Nutzung belegen kannst (z.B. durch Gesprächsaufzeichnungen oder einen separaten beruflichen Anschluss).
Büroausstattung und Einrichtung
Neben den spezifischen Arbeitsmitteln können auch allgemeine Kosten für die Einrichtung deines Arbeitsbereichs abgesetzt werden. Dazu gehören:
- Beleuchtung: Eine Schreibtischlampe oder eine Deckenleuchte für dein Arbeitszimmer.
- Ergonomische Hilfsmittel: Fußstützen, Lendenwirbelstützen oder spezielle Polster für den Bürostuhl können abgesetzt werden, wenn sie zur Vermeidung von gesundheitlichen Problemen beitragen.
- Bilder und Dekoration: Solange sie einen berufsbezogenen Bezug haben oder der Schaffung einer angenehmen Arbeitsatmosphäre dienen und nicht rein privaten Zwecken.
Fahrtkosten zur Arbeitsstätte (falls zutreffend)
Auch wenn du im Homeoffice arbeitest, wirst du wahrscheinlich gelegentlich deine eigentliche Arbeitsstätte aufsuchen. Hier kannst du die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) geltend machen. Die Pauschale beträgt 2023 30 Cent für die ersten 20 Kilometer und 38 Cent für jeden weiteren Kilometer der einfachen Strecke zwischen deiner Wohnung und deiner Arbeitsstätte. Seit 2023 gilt die erhöhte Pendlerpauschale ab dem 21. Kilometer für die Jahre 2022 bis 2026.
Die Homeoffice-Pauschale im Vergleich zu den tatsächlichen Kosten
Die Entscheidung zwischen der pauschalen Anrechnung und der Geltendmachung der tatsächlichen Kosten hängt von deiner individuellen Situation ab.
Wann sich die Homeoffice-Pauschale lohnt:
- Du hast kein separates, vom Finanzamt anerkanntes Arbeitszimmer.
- Deine tatsächlichen Homeoffice-Kosten sind geringer als die maximal mögliche Pauschale (1.260 Euro pro Jahr).
- Du möchtest den Aufwand für die Belegsammlung und detaillierte Aufzeichnungen minimieren.
- Du hast im Steuerjahr nur wenige Tage im Homeoffice verbracht und die Pauschale übersteigt die anteiligen tatsächlichen Kosten.
Wann sich die Geltendmachung der tatsächlichen Kosten lohnt:
- Du hast ein anerkanntes häusliches Arbeitszimmer, das die strengen Kriterien des Finanzamts erfüllt.
- Deine tatsächlichen Kosten für Miete, Nebenkosten, Strom, Heizung, Internet, Arbeitsmittel etc., die auf das Arbeitszimmer entfallen, übersteigen die Pauschale von 1.260 Euro deutlich.
- Du bist bereit, die notwendigen Belege zu sammeln und deine Kosten detailliert aufzuschlüsseln.
- Du bist Selbstständiger oder Freiberufler und deine Ausgaben für das Arbeitszimmer sind wesentlich höher, da sie direkt mit deiner Einkunftsart zusammenhängen.
Übersicht über absetzbare Homeoffice-Kosten
| Kategorie | Beschreibung | Geltendmachung |
|---|---|---|
| Häusliches Arbeitszimmer | Separater Raum, fast ausschließlich beruflich genutzt. | Tatsächliche Kosten (Miete, Nebenkosten, AfA, Heizung, Strom etc.) unbegrenzt absetzbar, wenn Kriterien erfüllt. |
| Homeoffice-Pauschale | Pauschale für Tage mit ausschließlicher Heimarbeit. | 6 Euro pro Tag, max. 1.260 Euro pro Jahr. Alternative zur Abzugsfähigkeit von tatsächlichen Arbeitszimmerkosten. |
| Arbeitsmittel | Computer, Drucker, Software, Büromöbel etc. | Sofort absetzbar oder über AfA bei höheren Anschaffungskosten. Private Mitbenutzung anteilig berücksichtigen. |
| Kommunikationskosten | Internet, Telefon. | Pauschale (20%, max. 20€/Monat) oder tatsächliche Kosten bei Nachweis der beruflichen Nutzung. |
| Fortbildungskosten | Seminare, Kurse, Fachliteratur. | Werbungskosten. |
Die Regeln für Selbstständige und Freiberufler
Als Selbstständiger oder Freiberufler hast du unter Umständen einen größeren Spielraum bei der Absetzung von Homeoffice-Kosten. Hier gelten die Regeln für das häusliche Arbeitszimmer oft etwas großzügiger, da die Tätigkeit in der Regel zwingend im Homeoffice ausgeübt werden muss.
Wichtige Unterschiede für Selbstständige:
- Betriebsausgaben: Kosten für das Arbeitszimmer und die darin befindlichen Arbeitsmittel können als Betriebsausgaben abgesetzt werden, nicht als Werbungskosten.
- Keine Beschränkung bei überwiegender Nutzung: Wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt deiner gesamten selbstständigen Tätigkeit bildet und der Raum den strengen Kriterien für ein häusliches Arbeitszimmer entspricht, können die Kosten unbegrenzt abgesetzt werden.
- Alternative bei fehlendem separaten Arbeitszimmer: Wenn du keinen separaten Raum hast, aber trotzdem von zu Hause arbeitest, kannst du als Selbstständiger in der Regel eine proportionale Aufteilung der anteiligen Kosten deiner Wohnung (Miete, Nebenkosten, Strom, Heizung etc.) als Betriebsausgaben ansetzen, auch wenn das Finanzamt hier manchmal strenger prüft.
- Abgrenzung zur Betriebsstätte: Wichtig ist die klare Abgrenzung des Homeoffice von einer eventuell vorhandenen externen Betriebsstätte.
Selbstständige sollten besonders sorgfältig prüfen, welche Kosten sie als Betriebsausgaben geltend machen können, und im Zweifelsfall steuerlichen Rat einholen.
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Kann ich auch mein Wohnzimmer als Arbeitszimmer absetzen?
Nein, in der Regel nicht. Das Finanzamt stellt klare Anforderungen an ein häusliches Arbeitszimmer. Es muss ein separater Raum sein, der fast ausschließlich beruflich genutzt wird. Eine bloße Ecke im Wohnzimmer, die auch privat genutzt wird, reicht nicht aus, um die Kosten eines separaten Arbeitszimmers abzusetzen. Hier greift dann eher die Homeoffice-Pauschale.
Wie hoch ist die Homeoffice-Pauschale genau?
Die Homeoffice-Pauschale beträgt 6 Euro pro Kalendertag, an dem du ausschließlich von zu Hause aus gearbeitet hast. Diese Pauschale ist jedoch auf maximal 1.260 Euro pro Kalenderjahr begrenzt. Das entspricht 210 Arbeitstagen.
Muss ich Belege für die Homeoffice-Pauschale aufbewahren?
Für die Homeoffice-Pauschale selbst sind keine einzelnen Belege erforderlich. Du musst aber glaubhaft machen können, dass du an den betreffenden Tagen tatsächlich ausschließlich von zu Hause aus gearbeitet hast. Eine Aufzeichnung deiner Arbeitstage im Homeoffice kann hier sinnvoll sein.
Was passiert, wenn ich meinen Computer auch privat nutze?
Wenn du Arbeitsmittel wie einen Computer oder Laptop auch privat nutzt, musst du die Kosten entsprechend aufteilen. Für die steuerliche Absetzbarkeit ist der berufliche Nutzungsanteil entscheidend. Bei teureren Anschaffungen musst du die AfA (Absetzung für Abnutzung) zeitanteilig berücksichtigen. Bei geringeren Kosten bis 1.000 Euro netto kannst du die Kosten sofort absetzen, auch hier gilt aber die anteilige Aufteilung bei privater Mitbenutzung.
Kann ich die Homeoffice-Pauschale und die Fahrten zur Arbeit gleichzeitig absetzen?
Ja, das ist möglich. Die Homeoffice-Pauschale und die Entfernungspauschale für Fahrten zur Arbeit können nebeneinander geltend gemacht werden. Dies bedeutet, dass du an Tagen, an denen du im Homeoffice warst, die Pauschale nutzen kannst und an Tagen, an denen du zur Arbeit gefahren bist, die Entfernungspauschale.
Was gilt für Selbstständige, die kein separates Arbeitszimmer haben?
Selbstständige, die kein separates Arbeitszimmer im Sinne des Finanzamts haben, können trotzdem Kosten für ihr häusliches Arbeitsumfeld als Betriebsausgaben ansetzen. Dies kann eine anteilige Berücksichtigung der Miete, Nebenkosten und Energiekosten der gesamten Wohnung umfassen, sofern die Tätigkeit dort ausgeübt wird. Hier sind die Regeln jedoch oft komplexer und eine genaue Prüfung ist ratsam.
Kann ich auch die Kosten für einen zweiten Monitor oder eine zusätzliche Tastatur absetzen?
Ja, sofern diese Arbeitsmittel für deine berufliche Tätigkeit notwendig sind und du sie auch beruflich nutzt, kannst du die Kosten dafür absetzen. Dies gilt sowohl für die Geltendmachung der tatsächlichen Kosten für ein Arbeitszimmer als auch für die Homeoffice-Pauschale, da diese sich auf die gesamten Kosten des Arbeitens von zu Hause bezieht.
